En ocasiones, la forma de ejercer un derecho es fundamental para hacerlo valer sin riesgos. Tal es el caso de la excedencia laboral, por lo que a continuación vamos a explicar cuál es la manera más correcta de solicitarla.
¿Cómo se solicita la excedencia?
El Estatuto de los Trabajadores no especifica de qué forma se debe solicitar la excedencia, al regular este derecho en su artículo 46. Por lo tanto, no existe ningún requisito general a la hora de realizar este trámite.
Sin embargo, es sumamente importante consultar el convenio colectivo al que esté acogida la empresa. En este, se pueden establecer ciertos requisitos, por ejemplo: que la excedencia voluntaria se solicite por escrito o que se respete un plazo de antelación al hacer la solicitud de dicha excedencia.
Por otro lado, y con independencia de que el convenio regule o no este aspecto, es muy importante solicitar la excedencia siempre por escrito, a través de medios por los que pueda quedar constancia de que se ha realizado la solicitud.
Hay que tener en cuenta que, si no se procede así, la empresa puede alegar falta de asistencia al trabajo y despedir al trabajador por la vía disciplinaria, en caso de que no le convenga seguir contando con sus servicios (ahorrándose así la indemnización que tendría que pagar por despido improcedente).
No es estrictamente necesario que se trate de un medio fehaciente como un burofax, aunque se puede utilizar, sin duda alguna. Pero sí es determinante que refleje que se ha realizado la solicitud, algo para lo que sirve un correo electrónico.
Cuando se trata de una excedencia voluntaria, es especialmente importante que conste también la respuesta de la empresa, puesto que esta tiene que aceptar la excedencia, como vamos a ver más adelante.
En otros casos, también es interesante conservar su respuesta, para reforzar la prueba de que la empresa supo que el trabajador se iba a colocar en situación de excedencia (forzosa, o por cuidado de hijo o familiares).
¿Cuál debe ser el contenido de la solicitud?
Hay una serie de datos que deben aparecer siempre en la solicitud de excedencia:
Los datos del trabajador
Aunque parezca de perogrullo, no está de más recordar que el trabajador que hace la solicitud o comunicación debe quedar debida y correctamente identificado. Hay que tener presente que, en ocasiones, en los emails aparecen por defecto nombres con siglas, diminutivos, etc., por lo que si este es el único dato de identificación con el que cuenta la empresa, no es realmente válido.
Además, podría incluso darse el caso (más rebuscado) de que una persona, por alguna razón, no utilizara su propio correo para hacer la solicitud.
Por todo ello, es conveniente indicar siempre de qué trabajador se trata, con nombre completo, apellidos y los demás datos que se quieran aportar para reforzar la identificación.
El tipo de excedencia solicitada
Es también muy importante indicar qué tipo de excedencia se solicita, por distintos motivos.
En primer lugar, porque determinará si se trata de una solicitud propiamente dicha, o más bien de una notificación a la empresa. Hay que tener en cuenta que la excedencia voluntaria no es un derecho absoluto del trabajador, ya que tiene que ser aceptada por la empresa, como ya hemos señalado.
Respecto a la excedencia voluntaria, el apartado 2 del artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores dice: “El trabajador con al menos una antigüedad en la empresa de un año tiene derecho a que se le reconozca la posibilidad de situarse en excedencia voluntaria…”.
Así pues, no se establece que el trabajador tenga derecho siempre a la excedencia voluntaria, sino que su derecho es a que se le pueda reconocer tal excedencia. Sin duda, una fórmula jurídica un tanto ambigua, pero que en la práctica significa, simplemente, que la empresa tiene la facultad de aceptar o no este tipo de excedencia.
Sin embargo, cuando se trata de una excedencia forzosa (por designación o elección para un cargo público que imposibilite al trabajador la asistencia al trabajo, o bien por el ejercicio de funciones sindicales de ámbito provincial o superior), la empresa tiene que concederla necesariamente. También si se trata de una excedencia por cuidado de hijos o familiares.
Así pues, en realidad no se hace una solicitud, sino que se pone en conocimiento de la empresa que se va a ejercer el derecho a la excedencia forzosa.
Otra razón por la que debe quedar constancia de que se ha solicitado o comunicado la excedencia a la empresa es que, en función de si se trata de una excedencia voluntaria, forzosa o por cuidado de hijo o de familiares, la excedencia podrá tener distinto tiempo de duración.
Fecha de inicio y de finalización de la excedencia
Otro aspecto de vital importancia para evitar la posibilidad de un despido disciplinario es indicar cuándo empezará y terminará la excedencia.
A estos efectos, conviene recordar los plazos de los distintos tipos de excedencia:
- Excedencia forzosa: el tiempo que dure el cargo.
- Excedencia voluntaria: entre 4 meses y 5 años.
- Excedencia por cuidado de hijo: hasta los 3 años desde la fecha de su nacimiento, adopción o la resolución judicial o administrativa de guarda con fines de adopción o acogimiento permanente.
- Excedencia por cuidado de familiares: hasta 2 años.
¿Dónde se dirige la solicitud?
Esto depende de la organización de la empresa:
- Si la misma cuenta con un departamento o responsable de recursos humanos, la solicitud deberá ir dirigida al mismo.
- Pero si se trata de una empresa que no cuente con una persona o un área específica para este tipo de asuntos, lo más correcto es hacer llegar la solicitud directamente al empleador.
Si se trata de una excedencia voluntaria, ¿hay que justificar la razón?
Cuando el trabajador solicita una excedencia voluntaria, no tiene por qué explicar qué le ha llevado a tomar esa decisión. Sin embargo, sí hay que prestar atención a los requisitos que pueda establecer el convenio colectivo a la hora de solicitarla. También es fundamental indicar cuándo se desea que comience y finalice la excedencia.
Por otra parte, aunque el convenio colectivo no indique nada al respecto (que puede hacerlo, como ya sabemos), siempre es importante solicitar la excedencia voluntaria con la antelación posible.
